Trong thực tế, quy trình luân chuyển chứng từ phải được tuân theo quy định của pháp luật về kế toán và quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ

Các quy định cần tuân theo khi lập chứng từ:

– Lập chứng từ:

Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán và chỉ lập 1 lần. Nội dung chứng từ kế toán phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác với nội dung nghiệp vụ phát sinh.

 

– Viết chứng từ:

Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không được ngắt quãng, phần trống phải gạch chéo.

Trên chứng từ không được viết tắt, không tẩy xóa, sửa chữa. Chứng từ viết sai phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ. Đối với các chứng từ liên quan trực tiếp đến tiền, khi phát hành sai không được xé rời cuống mà chỉ được gạch chéo.

– Chứng từ nhiều liên:

Chứng từ kế toán phải lập đủ theo số liên quy định. Các liên chỉ được lập 1 lần cho tất cả các liên theo cùng 1 nội dung bằng máy tính hoặc viết lồng bằng giấy than.

Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết 1 lần cho tất cả các liên thì phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.

– Chữ ký trên chứng từ:

Mọi chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định, ký bằng bút bi, bút mực, không được ký bằng mực đỏ. Chữ ký của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định.

Doanh nghiệp chưa có kế toán trưởng thì cử người phụ trách kế toán thực hiện các giao dịch và ký thay kế toán trưởng.

Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền không được ký “thừa ủy quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp.

Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác.

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp và kế toán trưởng và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại Ngân hàng.

Bước 2: Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt

– Với các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài thì khi sử dụng ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch nội dung chủ yếu quy định tại Luật Kế toán ra tiếng Việt. Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch

 

– Các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như các loại hợp đồng, hồ sơ dự án đầu tư, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan khác không phải dịch ra tiếng Việt trừ khi có yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

Bước 3: Kiểm tra chứng từ kế toán

Để tăng tính thận trọng trong kế toán, trước khi làm căn cứ ghi sổ kế toán, các chứng từ kế toán phải được kiểm tra và phê duyệt.

Những nội dung cần kiểm tra tring chứng từ, bao gồm:

– Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

– Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ;

– Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán;

– Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý chứng từ trong phạm vi nội bộ (đối với chứng từ do đơn vị lập).

Nếu chứng từ kế toán có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước hoặc lập không đúng, không rõ ràng thì phải từ chối thực hành hiện và xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành. Học kế toán ở đâu tốt tphcm

Bước 4: Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán

Chứng từ kế toán sau khi kiểm tra được sử dụng để cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan được thể hiện qua công tác luân chuyển chứng từ.

 

Mỗi chứng từ kế toán có trình tự luân chuyển tới các bộ phận liên quan phù hợp để không gây trở ngại cho công tác kế toán. Do đó cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán cho từng loại chứng từ, quy định đường đi của chúng từ, thời gian cho mỗi bước lưu chuyển, nhiệm vụ của người nhận được chứng từ.

Ngoài ra, kế toán cần cải tiến công tác kế toán theo hướng giảm số lượng chứng từ, đơn giản hóa nội dung cũng như hợp lý hóa thủ tục, ký, xét duyệt chứng từ.

Bước 5: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phải được bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra.

Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ được sắp xếp, phân loại để thuân tiện cho việc tìm kiếm và đảm bảo không bị hỏng, mất.

Thời gian bảo quản, lưu trữ hay hủy chứng từ kế toán được căn cứ vào Luật kế toán và các quy định pháp luật có liên quan.