Đối với nhiều người, “chứng từ kế toán” có thể là một khái niệm rất xa lạ nhưng chắc chắn đây là điều mà những bạn đang hoạt động trong lĩnh vực kế toán đều nắm rất rõ. Nếu bạn nào thực sự yêu thích công việc kế toán thì phải tìm hiểu ngay về chứng từ kế toán nhé.

Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán chính là những giấy tờ liên quan đến hóa đơn, phiếu thu chi, phiếu nhập khẩu, phiếu xuất khẩu hay những vật mang tin trong quá trình trao đổi mua bán hàng hóa. Đây là căn cứ để hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Xét về mặt pháp lý, chứng từ kế toán chính là những dấu hiệu vật chất bất kỳ được chứng minh các mối quan hệ một cách hợp pháp. Hay hiểu là bản văn tự để chứng minh được sự tồn tại của những sự kiện gắn bó. Chứng từ kế toán chính là những bằng chứng giấy trắng mực đen về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã xảy ra và đã thực hiện. Căn cứ vào pháp lý để thực hiện kiểm tra quá trình chấp hành trong sản xuất và thực hiện chính sách các chế độ quản lý tài chính, kinh tế và kế toán.

Theo đó, chứng từ là đối tượng vật chất có chứa đựng những thông tin dưới dạng cố định và mang mục đích chuyên môn để mô tả trong hiện tại và tương lai. Đây chính là công cụ vật chất quan trọng trong quá trình giao tiếp mà trong đó con người nhờ vào những phương tiện và hình thức khác nhau để mã hóa được hợp lý thông tin theo một cách hợp lý.

Những loại chứng từ kế toán thường gặp

Chứng từ kế toán thường bao gồm các loại chính sau:

–         Tiền mặt: Các loại phiếu thu/chi, giấy đề nghị thanh toán/đề nghị tạm ứng…

–         Ngân hàng: Séc/Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ/ báo có…

–        Mua/bán hàng hóa: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào/đầu ra, phiếu xuất kho/nhập kho, biên bản bàn giao, bảng báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng…

–         Tiền lương: Bảng tính lương, bảng thanh toán tiền lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động…

–         Chi phí, doanh thu: Phiếu kế toán…

Chứng từ kế toán gồm những gì?

Nội dung chính trong chứng từ kế toán bao gồm những điều cơ bản những thông tin như:

Những yếu tố cơ bản chứng từ kế toán: Đây là những thông tin bắt buộc không được thiếu trong chứng từ kế toán.

–         Tên, số hiệu chứng từ kế toán.

–         Ngày, tháng năm lập chứng từ kế toán.

–         Tên và địa chỉ đơn vị các nhân, tổ chức lập chứng từ kế toán.

–         Tên và địa chỉ đơn vị các nhân, tổ chức nhận chứng từ kế toán.

–         Nội dung và nghiệp vụ tài chính và kinh tế phát sinh.

–         Số lượng, đơn giá và số tiền nghiệp vụ tài chính kinh tế ghi bằng số và tổng số tiền của chứng từ kế toán thu và chi bằng số và chữ.

–         Chữ ký, tên và họ tên đầy của của người lập, người duyệt và những người liên quan đến chứng từ kế toán.

Những yếu tố để chứng từ kế toán bổ sung: Những yếu tố không bắt buộc cần phải tùy thuộc và những chứng từ đáp ứng nhu cầu nào cần phải bổ sung thêm những thông tin khác nhau.

–         Nội dung và bản chất, quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được đảm bảo trong chứng từ kế toán. Nội dung nghiệp vụ kinh tế và tài chính viết rõ ràng không viết tắt và số, chữ phải được sử dụng liên tục không ngắt quãng, không sửa chữa, xóa hoặc gạch chéo.

–         Phản ánh đúng như biểu mẫu quy định được ghi chép rõ ràng và đầy đủ không được sửa chữa và tẩy xóa trong chứng từ kế toán.

–         Đảm bảo ghi chép đầy đủ những yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán quy định.

Chứng từ kế toán có ý nghĩa gì?

–         Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán

–         Chứng từ kế toán là căn cứ để thực hiện công tác kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, các hành vi lãng phí tài sản…

–         Nó cũng là căn cứ để cơ quan Tư pháp xử lý các vụ khiếu nại, tranh chấp…

–         Chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ đóng thuế của doanh nghiệp

–         Chứng từ kế toán giúp việc thực hiện kế toán ban đầu trở nên suôn sẻ hơn. Nếu thiếu chứng từ thì công tác kế toán ban đầu nói riêng và toàn bộ công tác kế toán nói chung đều không thể thực hiện được

–         Việc lập chứng từ kế toán sẽ bảo đảm  cho tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ kế toán

–         Chứng từ kế toán là căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh